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Ce qu'une signature mail doit mentionner, selon votre statut.
Un mail professionnel est une correspondance de l'entreprise, au même titre qu'un courrier ou une facture. Le code de commerce impose d'y faire figurer certaines mentions. Peu de signatures les portent toutes. Voici lesquelles, selon votre situation.
Vous êtes une société
SARL, SAS, SASU, EURL, SA : vos correspondances, y compris les mails, doivent indiquer la dénomination sociale, la forme juridique, le montant du capital social, l'adresse du siège social, le numéro SIREN et la mention RCS suivie de la ville du greffe. Une société en liquidation l'indique aussi.
En pratique, une ligne discrète en bas de signature suffit : « Méridien Digital, SAS au capital de 10 000 €, 12 rue de l'Exemple, 34000 Montpellier, RCS Montpellier 123 456 789 ». Méridien Signature la compose pour vous d'après votre SIREN, et la pose sur toutes les boîtes.
Vous êtes en entreprise individuelle
Artisan, commerçant, micro-entrepreneur : vos documents commerciaux portent votre nom suivi de la mention « EI » ou « entrepreneur individuel », votre numéro SIREN, et le registre où vous êtes inscrit, avec la ville. Les artisans ajoutent le numéro au répertoire des métiers, les commerçants la mention RCS.
Les professions réglementées
Avocats, experts-comptables, architectes, professionnels de santé, agents immobiliers : votre ordre ou votre loi professionnelle ajoute ses propres mentions. L'agent immobilier indique sa carte professionnelle et sa garantie financière, l'avocat son barreau, l'architecte son numéro d'ordre. Vérifiez auprès de votre ordre la formule exacte, puis posez-la une fois pour tout le cabinet.
Ce que vous risquez sans
L'absence de ces mentions est une contravention, avec une amende par document. Le risque réel est ailleurs : un client, un fournisseur ou un tribunal qui ne peut pas identifier avec certitude l'entreprise qui lui écrit. Dans un litige, un mail sans mentions pèse moins.
Ces indications sont données à titre d'information et ne remplacent pas l'avis de votre expert-comptable ou de votre avocat, qui connaît votre situation.
Ce qui n'est pas obligatoire, mais utile
- Un numéro de téléphone cliquable, pour que le client appelle d'un geste depuis son téléphone.
- L'adresse de votre site, écrite en entier et cliquable.
- Vos horaires, si vous recevez du public.
- Un lien vers votre carte de visite connectée, pour que le client enregistre vos coordonnées d'un clic.
- Une bannière de campagne, pour vos avis, vos événements, vos offres.
Votre signature porte-t-elle les bonnes mentions ?
Collez-la : nous vérifions ce point avec les autres, et nous vous disons quoi ajouter.
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